Know your IT: Software, Lizenzmodelle und ihre Refinanzierung

Digitalisierung ist in vielen Branchen der Schlüssel zum Erfolg. Warum sonst wachsen Modernisierungskosten zu einem immer größeren Posten in den Unternehmensbilanzen heran? Wer nur über moderate Budgets verfügt, wird aber nicht gleich abgehängt. Ob teuer oder preiswert, entscheidend ist, dass die Software exakt zu den eigenen Aufgaben passt. Wir stellen Software und Lizenzmodelle im Markt vor und zeigen, warum ausgerechnet gebrauchte Software hilft, die Modernisierung zu finanzieren.

Auf den ersten Blick scheint die Vielfalt an Softwaretypen sehr unübersichtlich: Es gibt proprietäre und kommerzielle Software, Shareware, Freeware, Cripleware, Cloud- und Hybrid-Software und noch sehr viele mehr. Sie unterscheiden sich häufig nur in wenigen Merkmalen, die IT-Fachleute natürlich kennen. Für Unternehmensentscheider außerhalb der IT-Abteilungen reicht es aber oftmals zu wissen, dass Firmen sich prinzipiell zwischen kostenfreier Open-Source- und kostenpflichtiger kommerzieller Software entscheiden müssen.

Zu vielen kommerziellen Markenprodukten existieren im Open-Source-Bereich Alternativen. Sie kosten nichts und ihr Quellcode ist frei zugänglich. Er darf nach Belieben angepasst werden. Programmiert wird Open-Source-Software von einer engagierten Community aus freiwilligen Entwicklern und hat meistens einen sehr ähnlichen Funktionsumfang, wie die Markenvorbilder der großen Softwareunternehmen. Diese Originale sind jedoch proprietär, das heißt der Quellcode darf keinesfalls verändert werden. Entspricht ein Produkt den Anforderungen Ihres Unternehmen nicht exakt, können Sie nur die Software wechseln oder sich mit möglichen Workarounds arrangieren.

Für Open-Source-Software gibt es dafür weder den Support noch die Gewährleistung, die bei kommerzieller Software selbstverständlich ist. Probleme müssen eigenverantwortlich gelöst oder an die Community weitergeleitet werden. Der Preis für Open Source ist also die Abhängigkeit von Menschen, die keinerlei Beziehung zu Ihrem Unternehmen haben.

Aus diesem Grund wählen die meisten Unternehmen kommerzielle Softwarelösungen. Vor deren Implementierung muss entschieden werden, welcher Modernisierungsgrad in der IT-Infrastruktur abgebildet werden soll. Vor- und Nachteile sollten sorgfältig abgewogen werden.

Cloud ist nicht gleich Cloud. Die Public Cloud ist eine für jeden zahlenden Kunden zugängliche Plattform, in diesem Sinne öffentlich. Jedem Kunden wird ein eigener Bereich zugewiesen, doch im Grunde nutzen alle exakt dieselbe Software. Wegen der hohen Standardisierung sind die initialen Kosten besonders niedrig, die Abhängigkeit vom Dienstleister sowie von einer stabilen Internetverbindung ist dafür sehr hoch. Außerdem liegen sensible Daten außerhalb des Unternehmens, was Experten durchaus kritisch sehen.

Im Gegensatz zur Public Cloud ist die Private Cloud eine maßgeschneiderte Lösung für Kunden, die alleinigen Zugriff auf die Plattform haben. Diese Cloud-Variante bietet große Spielräume bei der Individualisierung; der Wartungsaufwand ist aber hoch, die Lösung insgesamt kostspielig. Deshalb gewinnt eine „Zwischenlösung“ zunehmend an Bedeutung: die Hybrid Cloud, eine Verbindung von Public Cloud im Internet sowie sogenannter On-Premises-Software, die dem Unternehmen gehört und auf eigenen Servern liegt, welche für Dritte nicht zugänglich sind.

Bei Cloud-Lösungen müssen Unternehmen ihrem Dienstleister vertrauen, der Datenschutz, Servicequalität und langfristige Bereitstellung von Produkten sicherstellt. Mehr Unabhängigkeit bietet On-Premises-Software, die sich in der IT-Infrastruktur (englisch: on premises) befindet. Sensible Daten bleiben stets im Unternehmen, die auch selbst darüber entscheiden, wie lange sie mit der Software arbeiten und wann sie diese ausmustern wollen. Außerdem sind On-Premises-Lizenzen Eigentum des Unternehmens und können auch weiterverkauft werden. In vielen Fällen leisten solche Gebrauchtlizenzen sogar einen Beitrag zur Refinanzierung von aktuellen IT-Investitionen.

Diesen Vorteilen stehen aber Nachteile gegenüber, zum Beispiel, dass der Anschaffungspreis beim Kauf höher ist, als beim Einstieg in die Cloud. Auch der Wartungsaufwand ist größer, für den die IT-Abteilung verantwortlich ist. Außerdem muss vor der Anschaffung geprüft werden, ob eine Software überhaupt kompatibel mit der bestehenden Hardware ist.

Die Gegenüberstellung von Cloud- und On-Premises-Software zeigt, dass sich eine simple Empfehlung für die eine oder andere Lösung kaum aussprechen lässt. Jede Entscheidung stellt einen Kompromiss dar. Für einige Unternehmen ist die „goldene Mitte“ das Optimum – die Hybrid Cloud.

Dazu werden die Rechenzentren eines Unternehmens teilweise zu einer Private Cloud umfunktioniert und anschließend mit einer Public Cloud verbunden. Diesen Brückenschlag ermöglicht sogenannte Middleware, die zwischen Unternehmens- und Cloud-Servern vermittelt. Im Idealfall merken Nutzer gar nicht, dass sie beim Arbeiten zwischen unterschiedlichen Plattformen wechseln. IT-Verantwortliche können hingegen genau definieren, welche Prozesse im Unternehmen und welche in der Cloud ablaufen.

Dank Hybrid Cloud können Unternehmen nicht nur flexiblere Arbeitsprozesse implementieren und behalten Daten innerhalb der eigenen IT. Zusätzlich geben Sie auch das Tempo der Modernisierung vor. Denn in der Hybrid Cloud digitalisieren sie ihre IT-Infrastruktur Schritt für Schritt, indem sie genau so viele Ihrer Funktionen in die Public Cloud verlagern, wie es für die Unternehmensabläufe sinnvoll ist. So behalten sie mehr Kontrolle über die Kosten der digitalen Transformation.

Die Wahl zwischen On-Premises- und Cloud-Software hat nicht nur Auswirkungen auf die Art und Weise, wie ein Unternehmen in Zukunft arbeiten wird. Auch die Art der Investition wird bei der Lizenzwahl mitentschieden. Deshalb sollten sowohl kurz- als auch langfristige Kosten miteinander verglichen werden.

• On-Premises-Lizenzen kaufen: (relativ) hohes Anfangs-Investment, nach einigen Jahren aber abgeschrieben; Lizenzen können weiterverkauft werden
• On-Premises-Lizenzen leasen: Software wird über mehrere Jahre hinweg in Raten abbezahlt; Lizenzen können weiterverkauft werden
• Cloud-Lizenzen mieten: langfristig summieren sich die Monatszahlungen auf einen höheren Wert als bei Kauf oder Leasing

Eine Kosten/Nutzen-Abwägung dieser Finanzierungsoptionen ergibt „Kernzielgruppen“, für die sich Kauf-, Leasing- und Mietlizenzen besonders gut eignen. So lohnt sich der Kauf vor allem für Unternehmen, die über „Startkapital“ verfügen, insgesamt aber vorsichtiger investieren wollen. Vielleicht auch weil der Digitalisierungsdruck in ihrer Branche moderat ist. Leasing/Mietkauf sind ideal für alle, die mit einem hohen Lizenzbedarf planen aber über wenig Kapital verfügen. Und Mietsoftware passt zu solchen Unternehmen, die auf schnelles Wachstum setzen, flexibel skalieren wollen und technologisch auf dem allerneuesten Stand sein müssen.

In jedem dieser Modernisierungsszenarien bieten sich für Unternehmen Spielräume an, Investitionssummen teilweise zu refinanzieren. Insbesondere ungenutzte Software kann als Katalysator der Digitalisierung genutzt werden, indem sie auf dem Gebrauchtmarkt weiterverkauft wird. Verkäufer erzielen Margen von bis zu 30 Prozent – Geld, das Unternehmen umgehend in die Weiterentwicklung ihrer IT investieren können. Dabei muss das Ziel nicht in der Cloud liegen. Wer bei On-Premises-Lizenzen bleibt und Überlizenzierung verhindert, hat ebenfalls (geringere) laufende Kosten. Warum also nicht auch hier die finanziellen Ressourcen durch den Verkauf von ungenutzten Lizenzen aufstocken?

Unabhängig davon, in welchem Modernisierungsszenario Ihr Unternehmen sich befindet: In jedem Fall lohnt es sich also, auch Gebrauchtlizenzen zur Refinanzierung heranzuziehen. Der Markt ist hungrig nach gebrauchter Markensoftware. Unser spezialisiertes Ankaufsteam der MRM Distribution unterstützt Sie dabei, Ihre ungenutzten Werte wieder produktiv zu machen. Wir schätzen den Verkaufspreis Ihrer Lizenzen realistisch ein, beispielsweise von ungenutzten Office-Lizenzen. Und wir prüfen, ob alle gesetzlichen Anforderungen für einen Weiterverkauf erfüllt sind. Schnell, sicher, unkompliziert: So verkaufen Sie Ihre Software.