Lizenzmanagement: Effizienz-Strategien für Ihr IT-Budget

IT-Entscheider suchen die beste Software für das Unternehmen. Nach dem Motto „Mix and Match“ kaufen sie unterschiedliche Lösungen ein und stimmen dabei einer unbestimmbaren Menge an Lizenz- und Nutzungsbedingungen zu. Nach einiger Zeit lässt sich nur noch schwer nachvollziehen, welche Bedingungen für welche Lizenz gelten. Wenn dann auch noch Mitarbeiter abseits des IT-Services eigenmächtig Software herunterladen, droht das große Chaos. Wir erklären, wie Sie beim Lizenzmanagement den Überblick behalten, den Bestand verschlanken und nebenbei noch IT-Kosten senken.

Die IT-Abteilung darf keine Blackbox sein. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass alle relevanten Informationen, die Ihre Softwarelizenzen betreffen, zentral gesammelt werden, in verständlicher Art und Weise aufgearbeitet und leicht zu finden sind. Vertrauen Sie diese Aufgabe einem Lizenzmanager an – inklusive Stellvertreter –, der die richtigen Rahmenbedingungen schafft und den Informationsaustausch auch über Abteilungsgrenzen hinweg gewährleistet.

Der Lizenzmanager ist eingebunden in eine klar definierte Reportingstruktur und führt alle relevanten Wissensressourcen zusammen. Dazu gehören Informationen über:

• die Software im Unternehmen,
• die Vertragsdetails zu jeder Software,
• wie viele Lizenzen das Unternehmen zu jeder Software hält,
• wie viele dieser Lizenzen genutzt werden.

Im Idealfall verbindet der Lizenzmanager technische Expertise mit kaufmännischer Kompetenz und sollte in den Einkauf neuer Produkte immer eingebunden sein; keine Software-Anschaffung, von der der Verantwortliche für Softwarelizenzen nicht als Erster erfährt. Über Abteilungsgrenzen hinweg muss der Lizenzmanager darüber auf dem Laufenden sein, welche Softwarelösungen Ihre Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Etablieren Sie dazu eine klare Reportingstruktur, die den Lizenzmanager zum zentralen Informationsempfänger in allen Software-Fragen macht.

Ein effizientes Lizenzmanagement zielt im Kern immer auf die Vermeidung von sogenannter “Fehllizenzierung” ab. Einerseits sprechen IT-Experten von Fehllizenzierung, wenn in einem Unternehmen zu viele Lizenzen vorhanden sind, die dann teilweise ungenutzt bleiben. Dieser typische Fall heißt Überlizenzierung und wirkt sich nachteilig auf die IT-Kosten aus, weil brachliegende Software die IT-Infrastruktur belastet und unnötige Stromkosten verursacht. Andererseits gibt es die Unterlizenzierung, die in vielen Unternehmen rechtliche Unsicherheit schafft. Bei Unterlizenzierung sind zu wenige Lizenzen für eine Software vorhanden. Das ist fast immer eine Vertragsverletzung und sollte erkannt werden, bevor sich ein Softwarehersteller zum Audit ankündigt.

Softwarehersteller nehmen regelmäßig sogenannte Software-Lizenzaudits vor; das heißt sie prüfen, ob Unternehmen für jede installierte Version einer Software auch genügend Lizenzen vorweisen können. Ist das nicht der Fall, werden nachträglich Nutzungsgebühren fällig, die selbst große Unternehmen nicht einfach aus der Portokasse zahlen. Sie sollten deshalb schon vor einem Audit wissen, ob Sie von Unterlizenzierung betroffen sind und diese ausgleichen müssen. Hier muss der Lizenzmanager seine Rolle als interner Netzwerker einnehmen, der im ständigen Austausch mit diversen Abteilungen immer auf dem Laufenden bleibt, wie viele Mitarbeiter mit welcher Software arbeiten. Stellt er eine Unterlizenzierung fest, müssen nicht gleich teure Originallizenzen angeschafft werden. Insbesondere im Bereich Volumenlizenzen können IT-Abteilungen mit gebrauchten Produkten schnell und günstig Lizenzlücken schließen.

Überlizenzierung stellt kein rechtliches Risiko dar, Nach- oder Strafzahlungen können hierbei nicht fällig werden. Dafür geht der Überfluss an ungenutzten Software-Lizenzen langfristig ins Geld. Denn je mehr Software ungenutzt in Unternehmenssystemen gespeichert ist, desto schlechter performt die IT. Das System braucht für jede Aufgabe messbar länger und der Stromverbrauch steigt.

Ein schlanker Lizenzbestand ist deshalb gleich dreifach sinnvoll:

• Die Produktivität erhöht sich, wenn nur noch die Software genutzt wird, die Ihre Mitarbeiter auch wirklich brauchen.
• Kosten sinken, weil Ihre IT mehr Leistung in weniger Zeit erbringt und in der Konsequenz Energie spart.
• Die Nachhaltigkeit wird unterstützt, weil weniger Energie auch weniger Ressourcenverbrauch bedeutet.

Angelehnt ist dieses Konzept an die Circular Economy, bei der Produkte ressourcenbewusst verwendet werden. Statt gebrauchte Dinge gedankenlos durch immer neuere Versionen zu ersetzen, wird die Lebensdauer von Produkten bewusst ausgeschöpft. Erst, wenn Geräte und Güter sich nicht länger warten, reparieren oder umfunktionieren lassen, werden sie endgültig ausrangiert. Dementsprechend wird bei der Circular IT der Produktlebenszyklus von Soft- und Hardware so lange wie möglich gestreckt, indem Lizenzen gebraucht weiterverkauft werden, anstatt sie im eigenen Unternehmen brachliegen zu lassen. Gleichzeitig steht Unternehmen nach Gebrauchtverkäufen neues Kapital zur Verfügung. Mittlerweile wird die Suche nach ungenutzter Software im eigenen Bestand sogar automatisiert, um keine „schlafenden Schätze“ in der IT zu übersehen. Bei vielen sogenannten Asset Management Softwares, die den Lizenzmanager bei seiner Arbeit unterstützen, gehört die Entdeckung von Überlizenzierung heute zu den Standardfunktionen.

Unternehmen sollten keine falsche Ehrfurcht vor der Komplexität und Größe des eigenen Softwarebestands haben. Leistungsfähige Lizenzmanagement-Software kann Lizenzmanagement-Abläufe automatisieren und Aufwände reduzieren. Beachten sollten Sie jedoch, dass eine Asset Management Software das Software-Management durch Ihren verantwortlichen Mitarbeiter niemals ersetzen kann. Die besten Tools sind nur so leistungsfähig, wie der Experte, der sie nutzt. Dennoch gibt es empfehlenswerte Lösungen: Einige Tools zum Testen finden Sie zum Beispiel bei den Technologie-Spezialisten von TechRadar.

Je länger Lizenzmanagement aktiv im Unternehmen betrieben wird, desto glatter laufen die Prozesse ab. Anfangs ist der Organisationsaufwand besonders hoch, da eine Bestandsaufnahme gemacht und eine Strategie sowie Routinen implementiert werden müssen. Dieser Aufwand lohnt sich jedoch immer. Die Transparenz eines effektiven Lizenzmanagements schafft Rechtssicherheit vor jedem Audit; die finanziellen Spielräume, die sich beim Abbau von Überlizenzierung ergeben, sind nicht zu verachten. Bei der MRM Distribution unterstützt ein professionelles Ankaufsteam Sie dabei, ungenutzte Lizenzen aus Ihrem Bestand zu entfernen. Entlasten Sie Ihr IT-Budget – wir kaufen Ihre Software.